In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van EHBO Vereniging Drunen–Elshout omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens zoals geregeld in het huishoudelijk reglement van genoemde vereniging.
Begrippen
- Het bestuur zijn de mensen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
- Leden zijn alle betalende leden van de vereniging met een geldig EHBO-diploma.
- Buitengewone leden zijn de leden met opleiding Eerste Hulp aan Kinderen en zij die alleen een reanimatie opleiding hebben gevolgd.
- Onder persoonsgegevens wordt verstaan, achternaam, voornaam, geboortedatum, adres, e-mailadres, diploma nummer.
- Onder vereniging wordt verstaan EHBO Vereniging Drunen-Elshout, zoals omschreven in de Statuten.
- Huishoudelijke Reglement is het reglement wat is vastgesteld ingevolge van artikel 18 van de Statuten van vereniging EHBO vereniging Drunen-Elshout.
- Bewaartermijn bij de secretaris is maximaal één kalenderjaar in verband met archivering voor het opmaken van het jaarverslag. (Art. 5.1.b, art. 89 uit het AVG)
- Een bewerkingsovereenkomst is een overeenkomst tussen de vereniging en de ontvanger van de gegevens. Dit zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn.
Persoonsgegevens
- De persoonsgegevens worden op een computer beheerd door de secretaris en/of de ledenadministratie van de vereniging. Hij/zij heeft daartoe een Excel bestand gemaakt. Hij/zij zal de gegevens verwerken en aanpassen. In dit bestand zijn de onder punt 4 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen. Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van genoemde vereniging. Van dit bestand wordt steeds een back-up gemaakt op een externe schijf.
- De persoonsgegevens van buitengewone leden genoemd bij 3 bestaan uit, naam, voornaam, geboortedatum, adres, e-mail adres en telefoon nummer.
- De persoonsgegevens worden NIET verspreid aan derden en eigen leden, behoudens hetgeen is geregeld in artikel 21 van het Huishoudelijk Reglement van EHBO Vereniging Drunen-Elshout. De persoonsgegevens worden gedeeld met de bestuursleden, ledenadministratie, Nationale Bond en Het Oranje Kruis.
- De persoonsgegevens zullen nooit op een stick worden gezet, vanwege het gevaar van verlies.
- De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon lid is van de vereniging.
- Zodra het lid/vereniging zijn lidmaatschap heeft opgezegd, zullen de persoonsgegevens na een kalenderjaar worden verwijderd uit het systeem van de secretaris en/of ledenadministrateur. Bij de overige bestuursleden worden deze gegevens direct verwijderd, voor zover zij deze gegevens in hun bezit hebben.
Wat zijn uw rechten
U heeft het recht vereniging EHBO vereniging Drunen-Elshout te vragen welke (persoons) gegevens zij van u verwerkt. Vereniging EHBO vereniging Drunen-Elshout zal op dit verzoek (schriftelijk/e-mail) binnen vier weken reageren. Vereniging EHBO vereniging Drunen-Elshout kan hiervoor een kleine vergoeding vragen. Vervolgens kunt u Vereniging EHBO vereniging Drunen-Elshout verzoeken deze gegevens aan te vullen of te verbeteren.
Inschrijfformulier
Indien een persoon lid wil worden van EHBO Vereniging Drunen-Elshout zal men daartoe een inschrijfformulier moeten invullen en ondertekenen, zodat men akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de gegevens genoemd in onder 4 van dit reglement. Het inschrijfformulier zal tevens verwijzen naar dit reglement privacy beleid EHBO Vereniging Drunen-Elshout. Aan de vereniging in persoon zal een exemplaar van genoemd privacyreglement worden uitgereikt.
Foto’s
Bij EHBO-activiteiten kunnen foto’s of video opnames worden gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor het jaarverslag, nieuwsbrief, website of een presentatie bij een van de activiteiten van EHBO. Indien iemand die op een van deze beelden voorkomt en het niet op prijs stelt voor publicatie, zal de wens van deze persoon zoveel mogelijk worden gehonoreerd. De Eerstehulpverlener verleent bij voorbaat toestemming aan de vereniging voor openbaarmaking van tijdens of rond inzet gemaakte foto’s en beeldmateriaal en dergelijke waarop de hulpverlener zichtbaar is. Indien de hulpverlener hier bezwaar tegen heeft zal de hulpverlener dit kenbaar maken en zullen de foto’s van hem of haar niet worden gebruikt.
Geluidsopnames
Door het bestuur zullen geen opnames worden gemaakt van de jaarvergadering en bestuursvergaderingen. Indien dit gewenst wordt, zullen daartoe nieuwe afspraken worden gemaakt en bekend worden gemaakt bij aanvang van de vergadering.
Privacy beleid EHBO Vereniging Drunen-Elshout
Op de jaarvergadering zal aandacht worden besteed aan het privacy beleid van het bestuur. Mochten daarover vragen of opmerkingen zijn, dan zal het bestuur daarmee op een gepaste wijze omgaan.
Geheimhouding
Indien een eerstehulpverlener bij zijn of haar hulpverlening kennis neemt van patiënt en de verwondingen, dan zal de eerste hulpverlener hiermee op een professionele manier mee moeten omgaan en de privacy van de patiënt weten te respecteren.
Is EHBO Vereniging Drunen-Elshout voor andere websites verantwoordelijk via onder andere de advertenties?
De website van EHBO Vereniging Drunen-Elshout kan verwijzingen (bijvoorbeeld door middel van een hyperlink, banner of button) bevatten naar andere sites die betrekking hebben op een specifieke aspect van de website EHBO Vereniging Drunen-Elshout. Dit betekent niet automatisch dat EHBO Vereniging Drunen-Elshout verbonden is aan deze andere sites of de eigenaren daarvan. EHBO Vereniging Drunen-Elshout is dan ook niet verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving door deze derden.
Data lek
Bij een eventuele data lek, zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.
Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. (art. 33.1 van het AVG)
In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris en/of ledenadministrateur daarvan een registratie bijhouden. EHBO Vereniging Drunen-Elshout zal op termijn naast deze regels nog een aparte protocol ontwikkelen hoe men dient om te gaan met data lek. Dit met name voor de bestuurders en leden administrateur die omgaan met de persoonsgegevens van de vereniging.
Functionaris gegevensbescherming
Als vereniging zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter de secretaris/leden administrateur zal wel als zodanig hiermee worden belast.
Dit document heet “Privacy Reglement Vereniging EHBO Drunen-Elshout” en is vastgesteld in de algemene ledenvergadering van EHBO Vereniging Drunen-Elshout op donderdag 19 april 2018. Getekend te Drunen op 19 april 2018.
Dhr. M. van Gool, voorzitter
Mw. J. van Gool, secretaris